Generar documentos administrativos en lote para la gestión directiva

Contexto de uso

Director/a o subdirector/a de un establecimiento escolar chileno que necesita generar en poco tiempo un conjunto de documentos administrativos repetitivos: cartas en lote para familias, resúmenes de asistencia mensual para el DAEM o SLEP, o consolidados de calificaciones por curso. El prompt enseña un flujo de IA reutilizable: define el contexto del establecimiento una vez, especifica una plantilla, entrega la lista de datos variables y obtiene todos los documentos en una sola sesión, sin escribir cada uno por separado.

Pegar antes

Antes de abrir el modelo, ten listos:

• Un ejemplo o descripción del documento que necesitas generar (una carta pasada, el formato que te exige el DAEM/SLEP, un consolidado anterior).
• Los datos fijos del establecimiento: nombre, dependencia (municipal, particular subvencionado, SLEP), ciudad o comuna, cargo y nombre de quien firma.
• La lista de cursos o destinatarios en formato simple: una fila por documento, con los campos que varían (nombre del curso, porcentaje de asistencia, total de estudiantes, promedio por asignatura, etc.). Puede ser una tabla copiada desde Excel o una lista numerada.
• El tono del documento: formal institucional (para oficios al DAEM/SLEP) o cordial y directo (para cartas a familias).

Regla de privacidad: No pegues RUT, nombres ni notas individuales de estudiantes. Usa siempre datos agregados por curso: porcentajes, promedios, totales. Si el documento requiere datos individuales identificables, genéralo de forma manual y usa la IA solo para el encabezado y el texto de cierre (Ley 19.628, actualización 2024).

Actúa como asistente de gestión directiva escolar. Voy a darte un tipo de documento administrativo recurrente y una lista de cursos o destinatarios. Tu tarea es generar todos los documentos en una sola sesión, siguiendo exactamente la plantilla que te definiré. No inventes datos que no estén en mi lista: si falta algún campo, márcalo con [COMPLETAR: qué dato falta].

**Tipo de documento:** {{tipo_documento}}
*(Ejemplos: carta a familias informando inasistencia reiterada del curso, resumen mensual de asistencia para el DAEM/SLEP, consolidado de calificaciones por curso para el semestre)*

**Datos fijos del establecimiento:**
- Nombre del establecimiento: {{nombre_establecimiento}}
- Dependencia: {{dependencia}}
- Comuna: {{comuna}}
- Cargo de quien firma: {{cargo_firmante}}
- Nombre de quien firma: {{nombre_firmante}}

**Plantilla del documento:**
{{Describe la estructura del documento: encabezado con fecha y destinatario, saludo, párrafos del cuerpo con los datos que cambian en cada documento, cierre y firma. Marca cada campo variable con [VARIABLE: descripción], por ejemplo: [VARIABLE: nombre del curso] o [VARIABLE: porcentaje de asistencia del mes].}}

**Lista de cursos o destinatarios:**
{{Pega aquí la lista con una fila por documento y los datos que rellenarán cada variable. Usa solo datos agregados por curso — no incluyas nombres individuales, RUT ni diagnósticos de estudiantes.}}

**Instrucciones de formato:**
- Tono: {{formal institucional / cordial y directo}}
- Numera cada documento y sepáralos con tres guiones (---).
- Al terminar el lote, entrega un resumen con el total de documentos generados y los campos que quedaron marcados como [COMPLETAR], si los hay.

Salida esperada

Ejemplo real (recortado):

Carta N° 1

Cerrillos, 10 de septiembre de 2026 A la familia del curso 5° básico A

Estimadas familias:

Durante el mes de agosto el curso 5° básico A registró un porcentaje de asistencia de 87%, con 4 estudiante(s) con inasistencia superior al 15% de los días hábiles del mes.

Les pedimos avisar con anticipación cuando su hijo/a no pueda asistir. Si su familia enfrenta una situación que dificulte la asistencia de manera prolongada, los invitamos a comunicarse con la orientadora del establecimiento.

Atentamente, Carmen Rojas Fuentes, Directora Escuela República de Austria — DAEM Cerrillos

---

(Cartas N° 2–5 generadas con el mismo formato para 5° básico B, 6° básico A, 7° básico A y 8° básico A)

Resumen del lote: 5 cartas generadas. Campos [COMPLETAR]: ninguno. Nota: 7° básico A presenta la asistencia más baja (78%) y 8 estudiantes con inasistencia crítica — podría ameritar una intervención complementaria del equipo de orientación.

Ojo con

• El modelo no conoce los datos reales de tu DAEM, SLEP ni de tu establecimiento. Si no pegas el nombre exacto de los cargos del sostenedor o la dirección institucional, puede inventarlos con datos plausibles pero incorrectos. Revisa siempre que todos los campos del encabezado correspondan exactamente a lo que entregaste.
• Para consolidados de calificaciones, no pegues planillas con nombres individuales de estudiantes. Un resumen por curso con promedio por asignatura y porcentaje de aprobación es suficiente para la mayoría de los reportes al sostenedor y no expone datos personales de menores (Ley 19.628, actualización 2024).
• El formato puede desalinearse si algunas filas de la lista tienen datos faltantes. Revisa el primer y el último documento del lote antes de distribuir el resto.

Iteración sugerida

Si el tono quedó demasiado formal para cartas a familias: "Revisa todas las cartas y adapta el párrafo central para que suene más cercano. Mantén los datos tal como están, pero cambia las frases que suenen a advertencia por frases que inviten a la colaboración."

Si quieres reutilizar el flujo para otro tipo de documento: "Ahora usa el mismo esquema para generar el resumen de asistencia mensual para el DAEM. Los datos fijos del establecimiento son los mismos; te entrego la nueva lista de cursos con los datos de {{mes_siguiente}}."