Transcribe y analiza reuniones de equipo con IA multimodal

Contexto de uso

Director/a o jefe/a de UTP de un establecimiento escolar chileno que participa en reuniones semanales o quincenales —Consejo Técnico Pedagógico, CPA, mesa de convivencia, coordinación con el sostenedor— y necesita convertir la grabación o transcripción automática de esas reuniones en un acta ejecutiva con acuerdos, responsables y plazos. El flujo ocurre al terminar la reunión: se sube el archivo de audio, el video, o se pega la transcripción automática que genera la propia plataforma (Zoom, Teams o Google Meet), y se obtiene en minutos el documento que normalmente toma entre una y dos horas redactar a mano.

Pegar antes

Antes de abrir el modelo, ten listos:

• La transcripción automática de la reunión (generada por Zoom, Microsoft Teams, Google Meet o copiada desde una app de transcripción como Whisper) o el archivo de audio/video si el modelo que usas acepta archivos multimedia directamente (Claude con modo archivo, Gemini)
• El tipo de reunión y su propósito (CPA, Consejo Técnico Pedagógico, coordinación UTP, etc.)
• Los cargos de quienes participaron, sin apellidos si lo prefieres
• La fecha y duración aproximada

Regla de privacidad (Ley 19.628 y actualización 2024): No pegues datos identificables de estudiantes —nombres, RUT, diagnósticos PIE, notas individuales, informes psicopedagógicos— aunque aparezcan en la transcripción original. Reemplaza nombres de estudiantes por iniciales y diagnósticos por descriptores genéricos antes de pegar el texto. No pegues tampoco situaciones disciplinarias activas de docentes identificadas con nombre.

Actúa como una asistente de gestión directiva escolar especializada en síntesis de reuniones.

Voy a compartirte la transcripción de una reunión de equipo realizada en mi establecimiento. Tu tarea es analizar el texto y entregarme un acta ejecutiva estructurada que me permita hacer seguimiento inmediato sin tener que releer la transcripción completa.

**Datos de la reunión:**
- Tipo de reunión: {{tipo_reunion, por ejemplo "CPA mensual", "Consejo Técnico Pedagógico", "coordinación UTP", "mesa de trabajo convivencia"}}
- Establecimiento y dependencia: {{establecimiento, por ejemplo "Escuela Básica Pedro de Valdivia, dependencia DAEM Temuco"}}
- Fecha y duración aproximada: {{fecha_duracion, por ejemplo "6 de noviembre de 2026, 75 minutos"}}
- Participantes presentes (por cargo, sin apellidos): {{participantes, por ejemplo "directora, jefa de UTP, tres docentes de Lenguaje, orientadora"}}

**Transcripción de la reunión:**
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{{pega aquí la transcripción completa generada por la plataforma de videoconferencia o app de transcripción, sin datos identificables de estudiantes}}
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Con esta transcripción, necesito que me entregues:

1. **Resumen ejecutivo** (máximo 5 oraciones): qué se discutió, qué se decidió y qué quedó pendiente sin resolución.
2. **Tabla de compromisos**: para cada acuerdo o tarea asignada, indica (a) el compromiso en una oración, (b) el responsable por cargo, (c) el plazo comprometido si se mencionó explícitamente, y (d) si requiere seguimiento en la próxima reunión.
3. **Alertas y tensiones**: señala temas que generaron desacuerdo, quedaron sin resolución, o que implican decisiones que debo tomar yo antes de la próxima sesión.
4. **Tres próximos pasos concretos** que puedo ejecutar esta semana para darle continuidad a los acuerdos, en orden de urgencia.

Si la transcripción tiene errores evidentes de reconocimiento de voz o secciones ilegibles, indícamelo antes de entregar el acta.

No inventes acuerdos ni responsables que no estén explícitos o claramente implícitos en el texto.

Salida esperada

Ejemplo real (recortado):

Nota previa: Dos inconsistencias antes de compartir el acta: "miércoles 12" es jueves y "15 de noviembre" cae domingo. Confirma los plazos reales.

Resumen ejecutivo: La reunión abordó tres temas: avance de planes de mejora de Matemática 4° medio (plan de jornada tarde devuelto por ausencia de indicadores en OA 3 y OA 5 del eje álgebra); resultados del simulacro PAES de octubre (+12 puntos vs. agosto; comprensión lectora en contexto matemático sigue siendo el área débil); y entrega de secciones al DAEM para el informe de gestión. Decisión operativa: micro-taller el martes 10 a las 15:00.

Compromisos (extracto):

Compromiso Responsable Plazo Corregir plan 4° medio jornada tarde (OA 3 y OA 5) Docente jornada tarde Jueves 12 Realizar micro-taller PAES comprensión lectora Docente jornada mañana Martes 10, 15:00

Alerta clave: El plazo del informe al DAEM quedó ambiguo. Si es el martes 10, la urgencia no se comunicó en la reunión; confirma antes del lunes.

Ojo con

• La mayoría de las plataformas de transcripción automática no diferencia bien quién habla: Zoom en su versión básica y Google Meet sin Workspace no etiquetan voces por participante. Si tu transcripción no tiene etiquetas de hablante, el modelo puede atribuir un compromiso al cargo equivocado. Pide que marque los responsables como "verificar cargo" y compruébalo tú antes de distribuir el acta.
• No pegues transcripciones que contengan datos identificables de estudiantes —nombres, RUT, diagnósticos PIE, notas individuales— aunque hayan aparecido en la reunión original. Anonimiza antes: reemplaza nombres por iniciales y diagnósticos por descriptores funcionales como "estudiante con dificultades en comprensión lectora".
• El modelo tiende a suavizar los desacuerdos: si alguien dijo "yo no estoy de acuerdo pero lo haremos igual", eso puede quedar registrado como "se acordó hacer X". Revisa siempre la sección de alertas y contrástala con tu memoria de la reunión antes de compartir el acta con el equipo.

Iteración sugerida

Si la tabla de compromisos quedó demasiado larga para leerla de un vistazo: "Filtra solo los compromisos con plazo esta semana y los que no tienen responsable asignado. Muéstralos en una tabla más corta con columnas: compromiso · responsable · plazo · urgencia (alta/media)."

Si quieres enviar el acta directamente al equipo: "Redacta una versión del resumen ejecutivo y la tabla de compromisos en tono formal, como para enviar por correo a quienes participaron en la reunión. Incluye un encabezado con tipo de reunión, fecha y participantes."